Programa LOGYCA / CRECEMYPE

La gestión de pedidos consiste en hacer un continuo seguimiento del pedido y su administración de datos en torno al cliente al que se dirige considerando factores como: morosidad o capacidad de pago, historial de pedidos del cliente, volumen de pedidos, etc., para ello es importante sincronizar los inventarios, y analizar si estos pueden cumplir con los requerimientos de los clientes.

Para este proceso, los productos deben ser fácilmente identificables, mediante código y etiqueta. También localizables dentro de las plantas de almacenamiento. Debe garantizarse un procedimiento seguro para su transporte, generalmente mediante una agencia de transporte segura que cada día recibe los pedidos y la información de entrega.

Puedes profundizar la información en los cursos que tenemos dirigidos a las MYPES en nuestra plataforma logycaX, esta temática la encuentra en el Curso Gestión de Inventario y portafolio 

Te invitamos a visualizar nuestra cápsula de conocimiento “Cadena de suministro”: 
 

A continuación, se clasifican los tipos de almacenamiento y sus usos respectivos, para así ayudarte a determinar cuál el más conveniente para tu empresa:

1.  Por ubicación o nivel de protección: esta clasificación se divide en dos tipos de almacenamiento, su elección dependerá de las características del producto y del nivel de protección ambiental que necesite: Almacenamiento cubierto y Almacenamiento descubierto.

2.  Por tipo de producto: Esta categoría es esencial ya que nos indicará que almacenaje es adecuado para cada tipo de mercancía, dependiendo de su naturaleza y la función que cumpla durante la producción:

• Almacenaje de materia prima.
• Almacenaje de productos intermedios.
• Almacenaje de productos terminados.
• Almacenaje de accesorios.
• Almacenaje de refacciones.
• Almacenaje de archivos.

3.  Por función de la cadena logística: Existen distintos tipos según la función que cumplen dentro de esta cadena:

• Almacenamiento central o de planta.
• Almacenamiento regional.
• Almacenamiento de plataforma.
• Almacén de tránsito.
• Almacén de depósito temporal.

4.  Por disposición del producto: Si se atiende a la disposición de las mercancías, también es posible encontrar dos categorías diferentes de sistemas de almacenamiento. En este caso son: Almacenamiento convencional y Almacenamiento en bloque.

A continuación, se mencionan algunas estrategias que pueden orientarte en el proceso de compras en tu empresa:

1. Identifica las necesidades de compras que tiene tu empresa: Determina que materias primas o insumos te hacen falta para cumplir con las metas de tu negocio.
2. Reúne información de los insumos y proveedores: Puedes reunir en una base de datos las características y especificaciones técnicas de la materia prima, así como la cantidad de los insumos que necesitas para la producción de tus productos. 
3. Evalúa y elije a los proveedores más adecuados: En esta parte, te sugerimos tener tres o más opciones para el análisis. Aquí, el trabajo se centra en comparar los precios para encontrar la mejor opción en el mercado; sin renunciar a la calidad, que es prioridad para la empresa.
4. Solicita una cotización: Puedes solicitar una cotización sin compromiso o preguntarles a los proveedores las dudas sobre las materias primas o los insumos.
5. Haz la compra como parte de gestionar el proceso de compras: Después de escoger la mejor opción, realiza la compra y crea un contrato donde se plasmen por escrito todas las condiciones acordadas: detalles, precios, forma de pago y tiempo de entrega de los insumos.
6. Verifica la entrega de los productos o servicios: En este punto, es importante revisar de forma minuciosa el pedido; es decir, verificar que todo esté completo y cumpla con los requisitos exigidos por tu empresa.
7. Haz el pago al proveedor al gestionar el proceso de compras: Es recomendable que te informes sobre las formas de pagos que acepta el proveedor, así como también el plazo y el precio de envío; de esta forma estarás al día con el pago al proveedor.
8. Realiza un chequeo a la factura: Por último, para que no incurras en pagos o gastos extras verifica la factura, que todo esté en regla; y, si está en orden, lleva un registro de los documentos.

Puedes promocionar tus productos a través de las siguientes plataformas digitales:

1. TierraCol
2. Compra lo nuestro
3. Niloapp
4. YAESTOYONLINE
5. Marketplace Éxito para emprendedores CEmprende iNNpulsa
6. Vitrina Empresarial
7. BazzarBog

Adicionalmente puedes acudir a diferentes fuentes que permitirán enfocar mejor tu oferta como:

1. Cámara de comercio de Bogotá: Incursiona en los canales digitales, acá puedes consultar algunas recomendaciones para incursionar en canales digitales.
2. APPCE: https://www.appce.org.co/
3. Cámara de Comercio de Barranquilla
4. Vende Digital – Ministerio de Tecnologías de la Información y Comunicaciones
5. MYPIME's se Transforma – SENA
    

A continuación, se presentan algunas recomendaciones para la gestión de inventarios:

1. Clasifica y prioriza: Un error muy común que se puede cometer en la gestión de inventarios es tratar a todos tus productos como si fueran uno sólo.
2. Implementa una política de inventario: El objetivo de esta práctica es determinar cómo debe estar constituido el inventario. 
3. Alianzas con proveedores: es importante analizar la red de y conocer cuáles son los que más impacto tienen para el inventario y para las operaciones de la empresa. 
4. Automatiza procesos: Para lograr un control efectivo es importante contar con una herramienta que faciliten la eficiencia.

En la planeación de ventas de ventas debes considerar lo siguiente:

1. Investigación y Análisis: En este punto, es necesario realizar una previa valoración del entorno y análisis. Para ello, puedes realizar dos tipos de análisis: 1. Análisis externo y 2. Análisis Interno.
2. Análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas, Oportunidades): Después de realizar el paso anterior, de lo que rodea tanto a nivel externo como interno al área de ventas, se procede a diagnosticar la situación.
3. Definición de Objetivos de Ventas: Los objetivos estratégicos de ventas representan la meta a alcanzar, mediante las estrategias diseñadas. Suelen ser múltiples, diferenciándose el objetivo primario y otros secundarios.
4. Definición de Estrategia de Ventas: Debes considerar que las estrategias de ventas se diseñan a partir de los objetivos y son programas detallados, fechados, cuantificados.
5. Definición de Tácticas de Ventas: Las tácticas de venta representan la parte operativa de la estrategia de ventas, el cómo van a alcanzarse los objetivos.
6. Previsiones de Ventas: La predicción de escenarios futuros es de gran utilidad para la toma de decisiones por parte de los responsables de la dirección de la empresa.

Las startups de distribución pueden ofrecer una mejor tarifa que se acomode a las estrategias de tu empresa. Si lo que deseas es contratar a una empresa transportadora de paquetería tradicional, es importante que tengas en cuenta los siguientes aspectos antes de contratar la empresa de transporte:

1. La empresa debe estar habilitada ante el ministerio de transporte (puedes consultarlo en el siguiente enlace): Web ministerio transporte
    
2. Asegura que la empresa no tenga vehículos mal matriculados. El ministerio de transporte maneja una lista con las placas de estos vehículos.
3. Asegura que reporte información en el RNDC - Registro Nacional de Despachos de Carga por Carretera.
4. Asegura que maneje algún tipo de indicador de nivel de servicio
5. Opcional: empresa que te dé una visibilidad de la carga.

El transporte es el segundo costo más representativo dentro de los costos logísticos, es por ello que, conocer y controlar los costos de transporte en la cadena de suministro de su empresa es un aspecto esencial para conocer la verdadera rentabilidad de su empresa y si sus objetivos se están logrando según lo planeado. En general, es necesario averiguar si el capital de la empresa está bien utilizado. Para reducir estos costos se recomienda: 

1. Mejorar la planeación del transporte: se deben conocer las ubicaciones de los puntos de carga y descarga, el tamaño y la naturaleza del producto a transportar y así hacer un uso más eficiente de espacio.
2. Emplear estrategias colaborativas: que permitan reducir tiempos de cargas y descargas a través de un modelo de compensación.
3. Determinar la urgencia de los envíos: considerando los segmentos de clientes a los cuales atiende. 
4. Tener la visibilidad de la red de valor: Tener visibilidad en cada nivel de su red de transporte desde proveedores hasta clientes lo ayudará a reaccionar más rápidamente a los problemas.

Existen diferentes formas de envíos que puedes considerar:

1. Estándar: la entrega estándar suele ser la más económica y tarda de 2 a 5 días hábiles en recibirse, según el kilometraje.
2. Internacional: Para envíos internacionales se suele utilizar el servicio postal, y cabe señalar que en este caso se cobrarán los gastos de despacho de aduana.
3. Programado: en un envío programado existe una tarifa de envío, pero la cantidad puede variar según la distancia y el tamaño del producto. Para envíos a nivel nacional, esta opción no es muy específica, pero también puedes elegir si quieres enviar por la mañana, por la tarde o por la noche. Si tienes poco tiempo, este método puede servirle.
4. Exprés: Las principales formas de entrega exprés son: mismo día, inmediato, día siguiente.

Para comercializar con grandes cadenas a través de LOGYCA es indispensable que los productos que se desean negociar cuenten con un código de barras, adicionalmente se debe realizar una negociación previa con la Cadena en donde se presente la propuesta comercial y se establezcan condiciones de comercialización. Finalmente, se formaliza el proceso a través de la plataforma LOGYCA / COLABORA que permite potencializar sus relaciones comerciales con sus socios de negocio por medio de la transmisión de información con calidad.

Adicionalmente, es importante que tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Procedimiento de postulación y de cómo funciona la distribución de productos en la cadena.
• Indaga lo canales de postulación.
• Investiga sobre el proceso de facturación y los plazos de pago.
• Pregunta por las políticas de precios y descuentos por promoción corporativa o daños.
• Asegúrate de elaborar planes de crecimiento para adecuar tu capacidad productiva a una mayor demanda.

Si deseas conocer de forma más detallada algunos aspectos de cómo vender a las grandes superficies, te invitamos a revisar el siguiente material disponible:

• Cámara de Comercio de Bogotá - Secretaría Distrital de Desarrollo Económico: En este documento puede conocer los aspectos que tienen lugar en la codificación con almacenes de cadena AQUÍ.

Si eres una MYPE miembro, ingresa a la plataforma de miembros LOGYCA / ASOCIACIÓN.

Si eres una MYPE patrocinada, ingresa aquí. Podrás visualizar e inscribirte a todas las formaciones programadas en los diferentes meses del año. Si estás interesado en adquirir la membresía escríbenos a membresias@logyca.com